26 февраля 2010

Gmail: организация ярлыков и фильтров

Метки/ярлыки:

  • !важное — все пароли, регистрации на сайтах и прочая хрень. т.о. у тебя будет подборка ключей (сайт+логин/пароль) или адресов для восстановления паролей
  • !работа / !друзья — понятная тема, если что важное — ставим восклицательный знак в начале
  • #проекты — названия проектов
  • @mail.ru, @blogs — где происходят события 
  • +notify — то, что читать не обязательно, извещения о приходе сообщений на сайтах, на которые ты и так заглянешь. 
  • +subscribe — то, что надо бы с глаз убрать (и, по-хорошему, вообще отписаться), но жалко удалять и пропустить важное. "потом прочту"
  • то, что с "+" скипает инбокс и архивируется, оставаясь непрочитанным

Фильтры

Matches: from:( @twitter.com | @meaning.ru | @hiero.ru | @jaiku.com | @youtube.com| | @juick.com | not_reply@ | donotreply@ | plurk | @vkontakte.ru | info@ | noreply@ | no-reply@ | robot@ | devnull@ | notices@ | @friendfeed.com | smstertalk@gmail.com | meepmeepmeepenator | loveplanet.ru | love.rambler.ru | moikrug.ru | corp.mail.ru | tripster.ru | @tweetlater.com | support@ | @asklive.ru | plaxo@ | emailservice@ | newsletter@ | mailing@ | account@ ) Do this: Skip Inbox, Apply label "+notify"

Ещё можно добавить form и to "свой адрес" (послал сам себе) — ставить звёздочку.
С введением умняшек gmail сам стал расставлять метки Рассылки и Подписки, т.ч. фильтрация неактуальна.

Поиск:

Поиск по письмам, обратите внимание, открыто показывает, какую метку мы смотрим — label:метка. К нему можно дописать через операторы OR и AND дополнительные условия.

  • in:inbox AND is:unread — все в инбоксе непрочитанные
  • in:anywhere AND (is:unread OR is:starred) — искать везде непрочитанные или отмеченные звёздочкой. Да, in:anywhere ищет даже в спаме, в остальных случаях поиск в спаме и трэше не производится.

Звёзды:

Используются для привлечения внимания. Например, письмо с паролем в !важное, который не запомнить, но часто нужно находить и вбивать.

Идеология:

  1. Инбокс должен быть пустой. Это его идеальное состояние.
  2. Все письма, на которые можно ответить и забыть — ответил и заархивировал, придёт ответ — напомнит сам о себе.
  3. Если письмо прочтено и лежит в инбоксе, значит, мы ждём дополнительной информации по этому письму. И, скорее всего, мы уже на него ответили. Если мы на него не ответили, а ответить нужно — можно оставить его непрочитанным. Всё равно прочитаете ещё раз перед ответом. Но лучше всё сразу делать.
  4. Если где-то в треде (цепочке писем) есть необходимая для дальнейших действий информация (пожелания заказчика, которые мы обсудили позже в той же цепочке), можно пометить отдельное письмо или несколько писем звёздочкой.
  5. Если нужно позвонить этому человеку, но непонятно, когда это сделать, а сделать надо в ближайшее время (иначе зачем нужны телефоны?), помечаем звёздочкой и каждый раз втыкаем на это письмо.

Дополнения:

Есть полезная закладочка в настройках — Labs. Включается в настройках, не помню, где.
Из дополнений можно включить показ превьюшек youtube и всякое такое.
Из полезных - Superstars, добавляет звёздочек. Я использую следующим образом:
  • * — отметка
  • ! — ахтунг, надо сделать 
  • ? — WTF? надо уточнить 
  • (галочка) — выполнено, жду оплаты или подтверждения 
  • (стрелочка) — жду подтверждения от заказчика, который тупит, буквально — следующий ход его, но вдруг надо будет напомнить.
По первости Superstars не рекомендую использовать, будет большой соблазн всё помечать. А поиск по ним не дифференцирован, т.е. is:starred — это все отмеченные. Т.е. не надо стремиться всё разметить звёздочками. Меньшее — лучшее. Звёздочки — это ахтунги, а работать и жить лучше без них.

К тому же, когда в инбоксе с десяток писем, ты контролируешь ситуацию. Когда десяток звёздочек — это уже новогодняя ёлка какая-то.

Да, будете разбирать почту — поставьте в настройках "показывать по 100 писем на страницу", ускорит.